Conforme van pasando los años, la tecnología continua su avance a pasos agigantados y va dejando en el olvido varios procesos o actividades antiguas con mucha elaboración.

En la actualidad es de suma importancia tener conocimientos básicos en las paqueterías de Microsof office o bien, en las paqueterías de oficina de sus respectivos sistemas operativos como lo son Linux a Mac.

Microsoft Office, la paquetería de oficina en el sistema de Windows, es la mayor usada alrededor del mundo por una multitud de personas en situaciones académicas, laborales y/o de entretenimiento.

Compartir archivos de office es una tarea del día a día de la mayoría de usuarios tecnológicos, pero esta actividad representa un nivel de riesgo dependiendo la información contenida en ellos y la cantidad de destinatarios que lo reciban o los adquieran.

Existe una herramienta llamada «inspector de documento» capaz de ofrecer algunas configuraciones para evitar la adquisición de contenido indebida. Para ser exactos; Word, Excel, PowerPoint y Vision son los que cuentan con «document inspector» a partir de la edición del 2007.

Generar una copia del archivo original es lo principal antes de comenzar a usar la herramienta, esto para hacer los ajustes necesarios en ella y enviarla cuantas veces sea necesario.

Creada la copia, en su aplicación perteneciente, se selecciona en el menú la opción de «archivo», acto siguiente «información» y así logramos situarnos en «inspeccionar documento». En este apartado hay tres posibilidades; La primera opción es igual al título, la segunda es la comprobación de accesibilidad y la tercera, de compatibilidad.

Hacemos elección del primer apartado y enseguida se mostrará una lista son todos los campos seleccionados, luego se da clic en «inspeccionar» y se correrá un proceso breve que tiene como resultado mostrar la información encontrada en el archivo. Aunado a los datos aparece un botón con la leyenda «quitar todo», basta con oprimirlo para deshacerse de dicho elemento. El análisis se puede realizar sin límite de veces.

Finalmente, se tiene la copia limpia del archivo para compartirla con quien se desee.

Hay pequeñas acciones sin tomar en cuenta, como la planteada en este texto, pero su importancia es demasiada ya que pueden evitar fugas de información para, posteriormente, atacar a las personas o empresas en sus medios digitales.